Sletning efter GDPR-krav i Jeeves ERP
Vi har udviklet en løsning som hjælper med GDPR-krav til sletning og anonymisering i Jeeves. Kontakt Systemstöd i dag for hjælp til GDPR-krav i Jeeves ERP.
Baggrund
Den svenske persondatalov (1998:294, PuL) er erstattet af ny lovgivning, databeskyttelsesforordningen GDPR som regulerer behandling af personoplysninger for at beskytte personer mod krænkelse af privatlivet gennem denne behandling.
Personoplysninger er information direkte eller indirekte knyttet til en levende person som navn, personnummer eller oplysninger, der sammen afslører identiteten. Også information uden direkte identifikation er personoplysninger, hvis den kan knyttes til en bestemt person.
Afgrænsning
Løsningen behandler kun datasletning. Signatur (perssign, perssign2…) regnes ikke som personoplysning, når forbindelsen til fuldt navn er anonymiseret. Anonymisering gælder standardfelter, og sletning begrænses til Jeeves ERP-databasen. Egne tabeller og kolonner kan tilføjes ved installation.
Metode til sletning
GDPR-datasletning sker gennem anonymisering: data opdateres, så de ikke længere regnes som personoplysninger. Logfiler, workflows, noter og anmodninger fjernes med delete.
Løsning
Vi opsætter anonymiseringsjob baseret på standardfelter og egne Jeeves-tilpasninger til sletning og anonymisering.
Jobbene rydder gammel information, som ikke længere ønskes eller må gemmes. Et batchjob gennemgår systemet og anonymiserer mange felter ældre end et bestemt antal år. Kunden bestemmer hyppighed og tidspunkt.
Sletning og anonymisering registreres i en separat tabel for at vise, at information er ændret. Originalinformationen bevares ikke.
Samtykke
Personer i KP-tabellen skal generelt have samtykket til, at I gemmer information om dem. Fra Jeeves ERP Version5 (V5) findes to samtykke- og GDPR-felter, også i FR: et afkrydsningsfelt til samtykke og et datofelt for, hvornår det blev givet.
Ved tilbagetrukket samtykke fjernes afkrydsningen, posten gemmes, navnet ændres manuelt og kontaktoplysninger slettes. Anonymisering af navnet er bedre end sletning, ellers kan fremtidige kontaktpersoner knyttes til tidligere hændelser. KP-anonymisering bør også følge med til hændelses- og ordreprogrammer.
Navne kan også findes andre steder uden ændring på grund af indstillinger eller forbud mod ændring. Fakturaprogrammet er et eksempel. Her går bogføringsloven forud for GDPR, og informationen bevares.
For at fjerne information, som ikke skal bevares efter loven, kan Systemstöd sammen med jer lave flere anonymiseringsjob startet i KP-programmet.
Konsulentarbejdet til GDPR-sletning i Jeeves ERP tager cirka én dag.
Vil du have hjælp til datasletning i Jeeves ERP?
Kontakt mig, Fredrik Jansson, på e-mail: fredrik.jansson@systemstod.se eller telefon: +46 70 607 65 17
Marie Boqvist, Sr Buyer, Rockwell Collins Sweden AB
– Tak for en velgennemført opgradering af Jeeves-miljøet. Alt er gået smidigt, og vi værdsætter hurtige svar på problemerne, der opstod. Vi ser frem til den nye version og videre udvikling af Jeeves-brugen sammen med Systemstöd.