Max Matthiessen
I Max Matthiessens økonomiafdeling arbejder fire personer med afstemninger. Afstemningsarbejdet ved måneds- og kvartalsafslutning er traditionelt blevet håndteret med papir, mapper og regneark.
Virksomheden
Max Matthiessen blev grundlagt i 1889, og de 450 medarbejdere på 27 steder er specialister i forsikringer, pensioner og kapitalforsikringer. Virksomheden har lang erfaring med at hjælpe arbejdsgivere og privatpersoner med indkøb, analyse, sammensætning, rådgivning og administration af markedets førende opsparings- og forsikringsløsninger.
Udfordring
I Max Matthiessens økonomiafdeling arbejder fire personer med afstemninger. Ved måneds- og kvartalsafslutning er arbejdet traditionelt blevet håndteret med papir, mapper og regneark. Medarbejderne var spredt, alle oplysninger lå på papir, i mapper og Excel-ark, og underskrift tog stadig mere tid. Det blev også stadig sværere at få et samlet overblik over, hvor meget der var afstemt.
Fandt løsningen til effektive regnskabsafslutninger
På en kundedag arrangeret af Systemstöd fik Max Matthiessen sin første kontakt med softwaren BALANCER fra Adra. Efter et kort møde blev det besluttet at vælge BALANCER til mere effektivt afstemningsarbejde hos Max Matthiessen.
Installation af Adra BALANCER
Installation, eller snarere opsætning, af BALANCER integreret med Jeeves økonomisystem til tre selskaber i Max Matthiessen blev gennemført på én dag. Inden opsætningen udarbejdede Max Matthiessen dokumentation for de kontoplaner, de tre selskaber bruger.
Softwaren leveres som en tjeneste og er helt webbaseret, så lokal installation er ikke nødvendig. Medarbejderne får adgang til BALANCER med internet og deres PC eller Mac. Alle i Max Matthiessens økonomiafdeling har lang erfaring med afstemninger, og da BALANCER er selvforklarende, blev der ikke gennemført uddannelse. De begyndte ganske enkelt at bruge BALANCER straks efter installationen.
Ud over Max Matthiessens egne BALANCER-brugere anvender virksomhedens revisorer softwaren. Det er værdsat støtte for både revisorerne og medarbejderne. Nu slipper de for at sende store mængder dokumentation og forskellige versioner af Excel-ark via mail. De kan diskutere de samme oplysninger og materialer direkte. Revisorerne kan også forberede deres arbejde selv inden møder.
Erfaringer med Adra BALANCER
Max Matthiessens vigtigste erfaringer efter seks måneder med BALANCER er:
– Mindre papirhåndtering, da alt er tilgængeligt direkte på skærmen uden at lede og bladre i papirer og mapper.
– Bedre overblik over afstemningsprocessen giver sikkerhed om, hvad der er gennemført, og hvad der mangler.
– Mere tilfredsstillende afstemningsarbejde, som også er miljøvenligt og moderne.
– Mere komplette afstemninger end før, da alle oplysninger er gemt og tilgængelige med ét tryk.
– Intet bliver overset i afstemningsprocessen.
– Underskriftsprocessen tager kortere tid og kan udføres når som helst og hvor som helst.
– Enklere revision, da store informationsmængder ikke skal sendes via mail, og revisorerne kan forberede arbejdet fra deres eget kontor.
Lisa Balkhag, regnskabsansvarlig, Max Matthiessen
– Jeg tror desværre, at mange økonomiafdelinger har arbejdet med afstemninger på samme traditionelle måde i lang tid. Med BALANCER får man en mere tilfredsstillende, moderne, effektiv og miljøvenlig måde at udføre virksomhedens afstemningsarbejde på.