Vælg nyt ERP-system – guide og tjekliste

At vælge nyt ERP-system er en vigtig beslutning, der påvirker store dele af virksomheden. Et godt valg begynder derfor ikke med spørgsmålet »Hvilket ERP-system er bedst?« Men med »Hvilket ERP-system passer bedst til vores virksomhed, processer og fremtidige behov?«

I denne guide gennemgår vi de vigtigste trin, når I skal evaluere, sammenligne og vælge nyt ERP-system. Du kan også downloade den mere detaljerede tjekliste som arbejdsgrundlag.

Hvornår er det tid til at skifte ERP-system?

Behovet for et nyt ERP-system opstår ofte, når virksomheden har ændret sig hurtigere end systemstøtten. Typiske tegn er:

• Mere manuelt arbejde og øget brug af Excel
• De samme oplysninger registreres i flere systemer
• Integrationerne mellem systemerne er utilstrækkelige
• Det er svært at finde aktuelle og pålidelige oplysninger
• Lager-, logistik- eller produktionsprocesser kræver meget manuelt arbejde
• Det eksisterende ERP-system begrænser nye arbejdsmetoder eller vækst
• Virksomheden er vokset fra et enklere økonomi- eller ERP-system

Et ERP-skifte bør derfor ses som et forretningsprojekt, ikke blot som et IT-projekt.

1. Begynd med virksomheden – ikke systemerne

Før I sammenligner ERP-systemer, bør I forstå, hvad I faktisk vil forbedre. Kortlæg de vigtigste processer og find, hvor dagens arbejdsmetoder eller systemstøtte skaber problemer.

Spørgsmål at begynde med:

• Hvilke processer fungerer dårligt i dag?
• Hvor opstår manuelt arbejde eller dobbeltregistrering?
• Hvilke oplysninger mangler virksomheden?
• Hvilke processer skal automatiseres?
• Hvad skal virksomheden kunne gøre om tre til fem år?

2. Sammensæt den rette projekt- og styregruppe

Valget af nyt ERP-system påvirker normalt store dele af virksomheden. Projektgruppen bør derfor repræsentere hele virksomheden, ikke kun økonomi eller IT.

Afhængigt af virksomheden kan gruppen have repræsentanter fra økonomi, salg, marketing, indkøb, lager og logistik, produktion, projekter, IT og ledelse.

3. Definer krav til system og teknisk miljø

Når virksomhedens behov er kortlagt, kan I beskrive de funktionelle og tekniske krav, det nye ERP-system skal opfylde.

• Forretningsprocesser, systemet skal understøtte
• Antal brugere og roller
• Integrationer med CRM, e-handel, lager, transport, BI og andre systemer
• Rapportering og beslutningsstøtte
• Sikkerhed og databeskyttelse
• Flere selskaber, lande, sprog og valutaer
• Cloud/SaaS eller anden driftsmodel
• Fremtidige krav til skalerbarhed og udvikling

4. Gør kravspecifikationen anvendelig

En kravspecifikation er vigtig, men flere krav giver ikke automatisk bedre evaluering. Suppler derfor funktionskravene med virkelige forretningsscenarier.

Bed eksempelvis leverandøren vise, hvordan systemet håndterer et komplet ordreflow, produktionsplanlægning, sporbarhed, projektopfølgning eller en international handel, afhængigt af hvad der er vigtigst for jer.

5. Lav en shortlist over systemer og leverandører

Når kravene er tydelige, kan I lave en første liste over relevante ERP-systemer og leverandører. Større evalueringer kan opdeles i en RFI (Request for Information) og derefter en mere detaljeret RFP (Request for Proposal).

Målet er gradvist at gå fra mange muligheder til nogle få, der evalueres grundigt.

6. Evaluer både ERP-systemet og partneren

En almindelig fejl er næsten kun at fokusere på softwaren. Partnervalget er mindst lige så vigtigt. Partneren skal ofte hjælpe med implementering, integrationer, udvikling, uddannelse, support og videreudvikling i mange år.

Evaluer blandt andet:

• Erfaring fra lignende virksomheder
• Viden om jeres vigtigste processer
• Erfaring med det aktuelle ERP-system
• Projektmetode og adgang til konsulenter
• Integrationskompetencer
• Supportorganisation og langsigtet forvaltning
• Relevante og aktuelle kundereferencer

7. Lad leverandørerne vise jeres processer

En generel produktdemonstration siger ofte lidt om, hvor godt systemet passer til jer. Giv leverandørerne tydelige scenarier og bed dem vise, hvordan løsningen håndterer jeres vigtigste processer, problemer og mål.

8. Evaluer implementeringen, før I vælger

Spørgsmålet er ikke kun, hvad systemet kan, men hvordan I kommer dertil. Bed leverandørerne beskrive projektmetode, foreløbig projektplan, ansvarsfordeling, datamigrering, integrationer, test, uddannelse, idriftsættelse og support efter go-live.

9. Sammenlign samlede omkostninger – ikke kun licenspris

Sammenlign hele løsningen: software, implementering, integrationer, tilpasninger, uddannelse, datamigrering, drift, support og fremtidig udvikling.

10. Almindelige fejl ved valg af ERP-system

• At begynde med systemerne frem for virksomhedens behov
• At forsøge at genskabe det gamle system i det nye
• At sammenligne hundredvis af funktioner uden prioritering
• At undervurdere betydningen af den rette partner
• Ikke at afsætte tilstrækkelige interne ressourcer
• Kun at tænke på dagens krav, ikke fremtidige behov

Hvilket ERP-system er bedst?

Intet ERP-system er bedst for alle virksomheder. Det rette system afhænger blandt andet af størrelse, branche, processer, kompleksitet, integrationsbehov, international aktivitet og fremtidsplaner.

Valget bør derfor tage udgangspunkt i virksomhedens behov først, derefter produktet.

---

Har I brug for støtte til evalueringen?

Systemstöd arbejder med ERP-systemer, integrationer og forretningsudvikling og hjælper virksomheder før, under og efter ERP-projekter.

Læs mere om vores ERP-systemer og ydelser, eller kontakt os for at drøfte jeres situation her.